El Reglamento de Facturación no exige la conservación de una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos.
Así se desprende de la propia doctrina esgrimida por la Dirección General de Tributos, quien sostiene, por un lado, que los sujetos pasivos de IVA están obligados a expedir o entregar factura o justificantes de todas sus operaciones, incluidas las no sujetas y las sujetas y exentas, así como a conservar copia o matriz de aquellos en base al art. 164 de la LIVA, y el artículo 1 del Reglamento de Facturación.
En relación a la expedición en formato electrónico de las facturas, así como a la autenticidad de su origen e integridad de su contenido, se determina que se pueden garantizar en particular, por alguna de las siguientes formas:
1) Mediante una firma electrónica avanzada basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, o bien, en un certificado reconocido (Dir 1999/93/CE art.2.2).
2) Mediante un intercambio electrónico de datos (Recomendación Comisión 94/820/CE anexo I art.2).
3) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Abunda la DGT en su doctrina alegando que es reiterado criterio suyo, en relación con la digitalización de facturas emitidas en papel, que una factura expedida y recibida en formato electrónico tiene la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor de la consultante; no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por la asociación, aunque sean posteriormente digitalizadas por ella para su conservación.
Respecto de la conservación por medios electrónicos se ha de hacer de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria puede exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible (Rgto Fac art.21.1).
No se incluyen entre los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos.
Por último, los softwares de digitalización homologados son aquellos referidos en la AEAT Resol 24-10-2007, aunque nada impide que la digitalización se efectúe a través de otros medios, siempre y cuando se sigan reuniendo los requisitos de garantía señalados, sin perjuicio de la facultad reservada a los órganos de gestión de la Administración respecto de la forma en que deben cumplirse las obligaciones formales derivadas del IVA.
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